Newsletter

POBIERZ DARMOWE E-BOOKI
i zapewnij sobie dostęp do informacji na temat systemów zarządzania jakością ISO 9001.


Zapisz się na
CAŁKOWICIE DARMOWY

newsletter.

 Zgadzam się z politykąprywatności
Strefa Pełnomocnika

Jak pisać procedury ISO?


Właściwa odpowiedź brzmi: jak najprościej i zrozumiale.
To jest klucz do tego, żeby procedura nie stała się jeszcze jednym dokumentem, który zamiast być stosowanym leży w szufladzie. I przysłowiowy pies z kulawą nogą do niej nie zajrzy – chyba, że Pełnomocnik przed audytem jednostki certyfikującej.

Na początku też należy powiedzieć, że nie ma jedynego właściwego wzoru pisania procedur.
O tym mówi sama norma ISO 9001 we wstępie, że nie jest jej celem ujednolicenie dokumentacji. Każda firma jest inna i ma inną kulturę organizacyjną – musi sama zdecydować, jaka forma dokumentowania procedur będzie dla niej najbardziej odpowiednia.
Mimo tego są pewne ogólne zasady, co procedura powinna zawierać. Znajdziesz je w dalszej części tego tekstu.

Co to jest procedura?



Procedura /za normą terminologiczną ISO 9000/ to określony sposób realizacji działań lub procesów.
Czyli jest to swego rodzaju przepis – co, kto i jak ma zrobić daną czynność objętą procedurą.

Zwykłe przepisy kucharskie są właśnie tego rodzaju procedurą:
odmierz ½ l. mleka, dodaj 1 kg mąki, wymieszaj i włóż na 45 min. do kuchenki o temperaturze 220ºC.

Procedury ISO to nic innego jak takie przepisy kucharskie – dotyczą tylko oczywiście innych tematów.

Jakich?

Wg ISO 9001 wymagane jest bezwzględnie udokumentowanych 6 procedur.

Procedury ISO - obowiązkowe:
1) nadzorowanie dokumentów
2) nadzorowanie zapisów
3) nadzorowanie wyrobów niezgodnych
4) audyty wewnętrzne
5) działania korygujące
6) działania zapobiegawcze

Co mają zawierać – zajrzyj do samej normy ISO 9001. Mówi ona jednak co, nie mówi jak to udokumentować.
I co ważne: „udokumentowane” nie zawsze znaczy „na papierze” – mogą to być procedury w wersji elektronicznej /pliki/ lub na innym nośniku.

Często koniecznym - prócz obowiązkowych- może okazać się opracowanie innych procedur i instrukcji roboczych, które będą regulowały czynności produkcyjne, nadzorcze, zakupów itp.

To, ile procedur powstanie w Twojej firmie – zależy od Ciebie.
Uważaj tylko, żeby nie popaść w drugą skrajność i nie zacznij wszystkiego regulować procedurami – ich duża liczba i szczegółowość mogą czasami krępować działania, zamiast je usprawniać.


Ogólna zależność dokumentów w systemie zarządzania jakością.


Hierarchię dokumentów systemu zarządzania ISO 9001 można przedstawić w postaci piramidy:


 

Do poszczególnych poziomów należą:

Poziom A :
Księga Jakości /swoisty przewodnik po systemie oraz dokumentacji/ wraz z określoną polityką jakości, powołanymi celami jakości. Do tego poziomu należy również opis wzajemnych powiązań pomiędzy procesami i ew. same opisy procesów.

Poziom B:
Procedury, czyli sposoby realizacji poszczególnych działań.

Poziom C:
Instrukcje, czyli szczegółowe opisy wykonywania i zapisywania zadań. Tutaj znajdują się również formularze i różnego rodzaju zapisy.


Różnice pomiędzy dokumentami.


Księga jakości przeważnie jest tylko przewodnikiem po systemie oraz dokumentacji. Pozwala zorientować się w budowie systemu zarządzania, przytacza politykę jakości, pokazuje wzajemne powiązania procesów i odsyła do innych dokumentów szczegółowych: procedur i instrukcji.


W mniejszych firmach – gdzie dokumentów nie jest dużo - Księga zawiera w sobie całość dokumentów. Procedury są kolejnymi rozdziałami Księgi i wszystko znajduje się „w jednym miejscu”.

Najlepiej, gdy poszczególne procesy są udokumentowane przez tzw. opisy procesów.

Opisy procesów to ukazanie: jakie dane wejściowe są konieczne do realizacji procesu, jaka sekwencja zdarzeń ma w nim miejsce i co jest na wyjściu z tego procesu. Dobrze, gdy jednocześnie mamy w nim informację, kto ma główną odpowiedzialność za proces i jak mierzymy jego skuteczność.

Ta sama procedura może być realizowana w kilku procesach: np. procedura zakupów może być realizowana np. w procesie zaopatrzenia i procesie magazynowania.


Podstawową różnicą pomiędzy opisem procesu a procedurą jest taka, że procesem można zarządzać a procedurę trzeba wykonać.


Zarządzać procesem, to znaczy planować jego przebieg, kontrolować jego wykonanie i reagować na wyniki tej kontroli. W procedurze nie ma miejsca na tą swobodę, którą daje zarządzanie procesem: procedurę trzeba po prostu zrealizować.


Instrukcja od procedury różni się tym, że zawiera parametry przyjęcia np. mówi o żądanej temperaturze, wymiarach i tolerancji które należy uzyskać, koniecznych szczegółowych czynnościach itp.


W praktyce nie ma jednak ostrej granicy pomiędzy procedurą i instrukcją.


Wzajemne zależności pomiędzy dokumentami można pokazać w następujący sposób:





Układ procedury


Jak już wiesz – nie ma wzorca procedury.
To, jak będzie wyglądać i jaki będzie miała układ, zależy od Ciebie.

Przedstawię Ci dwa najbardziej powszechne przykłady, jak może wyglądać procedura.

Niezależnie od układu jaki przyjmiesz, pamiętaj: procedura zawsze będzie mówiła:

- CO trzeba zrobić

- KTO to ma zrobić i ew. KIEDY


- JAK to ma być zrobione – jeśli uznasz za stosowne.


Te elementy niezależnie od układu, wzoru, formatu itp. pozwolą procedurze spełnić swe zadanie.



Przykład układu procedury:



 


PRZYKŁADOWY UKŁAD PROCEDURY – ściągnij





Prócz zaproponowanego układu opisowego często spotykaną formą jest zasada przebiegu wg algorytmu. Obowiązują tutaj podstawowe zasady rysowania algorytmów. Całość układu procedury jest ten sam - zmieni się tylko forma ukazania przebiegu czynności i odpowiedzialności w punkcie nr 4 naszego przykładu, np.





UWAGA:


W darmowym e-booku „Audyt wewnętrzny systemu ISO 9001” znajdziesz pełną procedurę audytów wewnętrznych. Aby go dostać – wystarczy zapisać się na całkowicie darmowy newsletter.

Czy stać Cię, żeby nie mieć 2 wyjątkowych e-booków?


         Audyt
     wewnętrzny
      systemów
     zarządzania



oraz

 
   Komunikacja
       w świetle
       wymagań
       ISO 9001




OBIE POZYCJE
ZA DARMO
PRZY ZAPISANIU SIĘ
NA NEWSLETTER
 


Jak sprawić, żeby w Twojej firmie każdy znał swoje obowiązki, obieg dokumentów był jasny, sprzedaż rosła a reklamacje spadały?

    TO PROSTE:

WYPEŁNIJ FORMULARZ !!!



Newsletter

POBIERZ DARMOWE E-BOOKI i zapewnij sobie dostęp do informacji na temat systemów zarządzania jakością ISO 9001.
Zapisz się na
newsletter CAŁKOWICIE ZA DARMO.

 

 Zgadzam się z polityką prywatności